Phương pháp KANBAN trong quản trị công việc

Có bao giờ bạn bị mắc kẹt trong hàng “tấn” công việc, không thể sắp xếp công việc của bản thân?

Nếu bạn là một người sống không ngăn nắp, thiếu kỷ luật bản thân thì câu trả lời có lẽ là “Có”. Có một nguyên tắc làm việc bất di bất dịch của người phương Tây đó chính là luôn ghi chú tất cả các công việc cần phải làm trong tuần cần làm ra dán trên tủ lạnh, tường nhà…
Để luôn thấy được công việc phải làm trong ngày

Một cách khác để bắt bản thân vào nền nếp đó chính là lập thời gian biểu cá nhân.
Việc lập và sắp xếp công việc theo thời gian biểu vô cùng đơn giản, chỉ cần một cuốn sổ có kẻ ô, ghi từng việc phải làm lên ô và khung thời gian cần hoàn thành công việc.

Không phải là điều ngẫu nhiên mà hầu hết ở các nền giáo dục tiên tiến học sinh luôn được giáo dục làm thời gian biểu, sắp xếp công việc gọn gàng ngay từ bé.

Việc giáo dục trong nếp suy nghĩ và hành động giúp tạo nên thói quen cho lớp trẻ đúng như câu châm ngôn “Suy nghĩ hình thành nên hành động, hành động hình thành thói quen, thói quen hình thành tính cách, tính cách hình thành số phận”.

Kanban là một phương pháp được sử dụng nhiều hiện nay để giải quyết cho các vấn đề trên . Đây là một hệ thống quản lý nhắm đến việc hiệu quả nhưng với tốc độ và chất lượng tốt nhất có thể.

Kĩ thuật Kanban xuất phát từ phương pháp của Toyota vào những năm 40 được dùng trong sản xuất và kĩ thuật.

Những công nhân trong nhà máy đã sử dụng những tấm card màu (tiếng Nhật Kanban để chỉ những tấm card hay visual signal ) – dùng để nhắc nhở những nhân viên trong quy trình về nhu cầu cho các bộ phận lắp ráp hay các công việc cần làm trong dây chuyền.

Việc tạo ra các tấm Kanban dễ nhìn cho phép nhóm giao tiếp hiệu quản hơn và tập trung vào những công việc cần hoàn thành.

Các nguyên tắc cơ bản của Kanban.

Khi đã hiểu Kanban là gì, ta sẽ đến tìm hiểu những nguyên tắc cơ bản của Kanban để có thể có một cái nhìn rõ ràng hơn về phương pháp đã được sinh ra từ công ty Toyota này.

1. Bắt đầu với quá trình hiện tại.

Kanban thực chất không thay đổi bất cứ điều gì trong những thứ đã có sẵn như thiết lập hay những quá trình hiện hành. Kanban là được áp dụng trực tiếp  vào những gì đang diễn ra và thực hiện những thay đổi cần thiết qua một thời gian dài và từ từ để mọi người có thể thích nghi được với thay đổi.

2. Khuyến khích sự thay đổi.

Kanban khuyến khích mọi người, mọi mắt xích trong công ty từ những người nhỏ nhất góp phần để thay đổi liên tục. Điều này giải quyết kịp thời những vấn đề căn bản cũng như tránh được sự mâu thuẫn trong các quá trình hoạt động và tương tác giữa các nhóm và thành viên với nhau.

3. Tôn trọng vai trò hiện tại, trách nhiệm và chức danh công việc.

Khác với những phương pháp quản lý khác, Kanban không áp đặt hay bắt buộc phải thay đổi. Vì vậy, những người đã có sẵn chức vụ và trách nhiệm vẫn có thể được giữ nguyên và không bị thay đổi. Mọi người sẽ tìm cách để có thể nghiên cứu, hợp tác cùng nhau và góp phần cho những thay đổi khác cùng có lợi cho cả công ty hơn.

4. Khuyến khích năng lực chủ động ở các cấp.

Trong phương pháp Kanban, mọi người đều có thể góp ý để thay đổi, từ cấp thấp nhất như những nhân viên hay những cấp cao như CEO , Boss hay những lãnh đạo. Họ có thể tự nhiên đưa ra ý kiến và thể hiện những kỹ năng của riêng mình để có thể áp dụng những thay đổi, cải thiện cho những cung cấp và dịch vụ sản xuất của bản thân công ty.