Hầu hết mọi người đều nhận ra giá trị và lợi ích của việc đào tạo lực lượng lao động trong doanh nghiệp. Khi được thực hiện đúng cách, việc đào tạo có thể giúp nhân sự làm việc hiệu quả hơn – tăng sản xuất, doanh thu và lợi nhuận, đồng thời giảm các chi phí và lãng phí không mong muốn. Vậy, làm thế nào để tạo ra một quy trình đào tạo nhân sự hiệu quả? Dưới đây là bản đồ 06 bước giúp bạn hiểu và thiết lập các tài liệu, phương thức và hệ thống đào tạo nội bộ chuyên nghiệp.
Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo
Hãy tưởng tượng một vị quản lý nhận ra một vấn đề và nghĩ rằng một chương trình đào tạo mới có thể giải quyết nó. Ví dụ, một CPO – Giám đốc sản xuất nói rằng công nhân cần làm việc hiệu quả hơn và tạo ra nhiều đơn vị sản phẩm hơn. Trước khi vội vã bắt tay lên kế hoạch đào tạo và tiến hành đào tạo, bạn nên lùi lại một bước để đánh giá tình hình.
Điều đầu tiên bạn nên làm là phân tích vấn đề hiệu suất. Có những phương pháp, ý tưởng nào tốt hơn để cải thiện vấn đề, xem xét liệu việc đào tạo có thực sự là giải pháp tốt nhất. Nếu đúng là như vậy, đã đến lúc bắt đầu nghiên cứu chính xác về nhu cầu đào tạo. Đánh giá nhu cầu đào tạo cơ bản là một quá trình gồm bốn bước. Những bước đó là:
• Xác định mục tiêu kinh doanh rõ ràng mà việc đào tạo có thể giúp ích
• Xác định các nhiệm vụ mà nhân viên cần thực hiện để công ty có thể đạt được mục tiêu đó
• Xác định các hoạt động đào tạo sẽ giúp người lao động học cách thực hiện các nhiệm vụ
• Xác định đặc điểm học tập của người lao động khiến việc đào tạo hiệu quả hơn
Bước 2: Đảm bảo nguyên tắc học tập của người trưởng thành
Hãy nhớ rằng, nhân viên bạn muốn đào tạo là người đã trưởng thành. Nếu quá trình đào tạo của bạn tôn trọng các nguyên tắc học của người trưởng thành, hiệu quả đào tạo sẽ cải thiện hơn rất nhiều. Và ngược lại, nếu việc đào tạo của bạn không tuân theo những nguyên tắc này, bạn có thể ném tiền đào tạo qua cửa sổ.
Vậy những nguyên tắc này là gì? Người học trưởng thành:
• Tự định hướng
• Đến để đào tạo những kiến thức, kinh nghiệm chưa có
• Được xác định mục tiêu
• Muốn đào tạo theo định hướng nhiệm vụ
• Chủ động tìm hiểu khi thấy có ích
• Muốn được và cảm thấy được tôn trọngNhững nguyên tắc này liên quan đến đặc điểm của nhân sự được đào tạo và ảnh hưởng đáng kể đến việc thiết kế quy trình, định hướng đào tạo.
Bước 3: Xây dựng mục tiêu đào tạo
Trước khi bạn bắt đầu lên kế hoạch bất kỳ chương trình đào tạo nào, điều quan trọng là bạn phải tạo một danh sách các mục tiêu trong đào tạo.
Mục tiêu đào tạo là một danh sách những điều người lao động học và làm được ngay sau khi hoàn thành việc đào tạo. Ngoài ra, các bảng hỏi, bài kiểm tra, nghiên cứu khảo sát hoặc bài tập thực hành được thực hiện trong quá trình đào tạo có thể giúp đánh giá mức độ hiểu biết của nhân viên về quá trình đào tạo, cũng như tăng cường sự hiểu biết của người lao động về các mục tiêu cần đạt được.
Bạn có thể xác định mục tiêu đào tạo qua 02 tiêu chí cơ bản:
• KSA – kiến thức, kỹ năng và thái độ
• SMART – Cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế, giới hạn thời gian
Bước 4: Thiết kế các quy trình cơ bản trong hoạt động đào tạo
Xây dựng quy trình giống như lên kế hoạch cho bữa tối, chốt thực đơn và viết công thức nấu ăn. Khi bạn xây dựng quy trình, hãy ghi nhớ những điểm sau:
• Luôn tập trung vào nhu cầu học tập chủ yếu của nhân viên
• Chỉ lên nội dung đào tạo và bản đánh giá liên quan trực tiếp đến mục tiêu đào tạo
• Ghi nhớ các nguyên tắc học tập của người trưởng thành
• Học đi đôi với hành
• Hãy để nhân viên kiểm soát quá trình học tập (thay vì giảng viên)
• Khiến nhân viên nói chuyện và tương tác nhiều với giảng viên trong quá trình đào tạo
• Đảm bảo cơ chế phản hồi trong quá trình đào tạo
• Chia tài liệu đào tạo của bạn thành các phần nhỏ để nhân viên dễ dàng tiếp nhận và hiểu rõ hơn
• Sắp xếp các bước đào tạo theo từng mục tiêu cụ thể, hoặc theo trình tự thời gian, v.v.
• Triển khai đào tạo theo nhiều phương thức (online, offline), các phương tiện khác nhau (máy tính, điện thoại…), …
Bước 5: Triển khai chương trình đào tạo
Một trong những điều quan trọng nhất bạn cần làm trong giai đoạn này là thông báo cho các nhân viên sẽ tham gia khóa đào tạo. Cung cấp cho họ nhiều thời gian trước khi đào tạo để họ có thể sắp xếp lịch trình và hoàn thành mọi chuẩn bị trước khi tham gia đào tạo.
Một điều cần lưu ý là Hệ thống Quản lý Đào tạo Trực tuyến (OTMS) có thể đóng một vai trò lớn trong việc giúp bạn hoàn thành bước này. OTMS thường được tích hợp sẵn trong nhiều chương trình đào tạo trực tuyến E-learning hiện nay, giúp bạn có thể dễ dàng phân công, phân phối, theo dõi và nhận báo cáo về kết quả đào tạo.
Ví dụ, nếu bạn sử dụng hệ thống DES.eLearning, nhân viên của bạn sẽ dễ dàng đăng nhập và xem danh sách nhiệm vụ đào tạo mà họ đã được chỉ định. Hệ thống quản lý đào tạo còn bao gồm các hệ thống thông báo và tự động hóa quá trình tổ chức đào tạo theo chức danh, vị trí, bộ phận/phòng/ban, cập nhật đánh giá và báo cáo sau khi kết thúc đào tạo…
Bước 6: Đánh giá kết quả đào tạo
Chắc chắn, công việc cuối cùng của bạn là phải xác nhận việc đào tạo có hiệu quả. Bạn có thể đánh giá hiệu quả đào tạo qua bốn vấn đề:
Phản ứng của nhân viên
• Các nhân viên có thích đào tạo không?
• Họ có cảm thấy họ được nhiều lợi ích sau khi đào tạo?
Kết quả học tập
Bạn có thể xác định kết quả thông qua các bài kiểm tra, thực hành về kiến thức, kỹ năng và thái độ.
Hành vi sau đào tạo của nhân viên
Người lao động lấy và sử dụng kiến thức / kỹ năng / thái độ mới được đào tạo và áp dụng chúng trong công việc như thế nào? Quan sát về hành vi làm việc tại chỗ của nhân viên sẽ xác định điều này, cũng như sử dụng các số liệu dựa trên hiệu suất khác (KPI, OKR).
Kết quả kinh doanh
Kết quả đào tạo có giúp ích cho việc đạt được mục tiêu kinh doanh mà công ty mong muốn (doanh thu tăng, chi phí giảm, sản phẩm mới được sản xuất đúng cách hay đã giảm sự cố tại nơi làm việc…)?
Bây giờ bạn đã biết phương pháp xây dựng quy trình đào tạo nhân sự chuyên nghiệp. Nếu bạn đánh giá sai nhu cầu học tập của nhân viên, hay xác định sai mục tiêu học tập, đưa vào quá nhiều nội dung không cần thiết trong quá trình đào tạo…, hãy điều chỉnh lại và làm điều đó tốt hơn cho lần sau. Hãy nhớ một điều: Đào tạo một lần thường không hiệu quả. Hãy đào tạo nhiều lần!
